Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend «AGB») gelten für alle Aufträge, Angebote und Verträge zwischen Ahora Assistants KLG (nachfolgend «AN») und dem Kunden (nachfolgend «AG») im Bereich virtueller Assistenzdienstleistungen, insbesondere Backoffice-Unterstützung und Marketingleistungen.
Die AGB gelten in der zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses aktuellen Fassung. Abweichende oder ergänzende Bedingungen des AG gelten nur, wenn und soweit die AN diesen ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.
Mit der Bestätigung eines Angebots akzeptiert der AG diese AGB vollumfänglich. Einer gesonderten Unterschrift bedarf es nicht.

§ 2 Leistungsumfang

Der genaue Umfang der zu erbringenden Leistungen ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot oder dem individuellen Dienstleistungsvertrag.
Leistungen, die nicht ausdrücklich in der Auftragsbestätigung beschrieben sind, gelten als Zusatzleistungen und werden separat vereinbart und abgerechnet.
Die AN erbringt ihre Leistungen nach den Grundsätzen des Auftragsrechts gemäss Art. 394 ff. OR. Sie schuldet sorgfältiges Bemühen, kein bestimmtes Ergebnis, soweit nicht im Einzelfall ausdrücklich ein konkretes Werkresultat vereinbart wurde.

Die AN ist berechtigt, einzelne Teilleistungen an sorgfältig ausgewählte Subunternehmerinnen oder Freelancerinnen zu übertragen, sofern dadurch keine berechtigten Interessen des AG beeinträchtigt werden. Die Verantwortung gegenüber dem AG verbleibt in jedem Fall bei der AN.

§ 3 Zeiterfassung & Abrechnung

Die AN erfasst alle erbrachten Leistungen mittels einer professionellen Zeiterfassungssoftware (z. B. Toggl). Der AG erhält auf Wunsch oder mit jeder Rechnung einen entsprechenden Zeitnachweis (Report) in geeigneter Form.
Die Abrechnung erfolgt in einer Taktung von 5 Minuten. Jede angebrochene Einheit von 5 Minuten wird vollständig berechnet. Kurze Kommunikationshandlungen (z. B. E-Mails, Kurznachrichten) werden kumuliert und am Ende des Abrechnungszeitraums zusammengefasst verbucht.
Die Rechnungsstellung erfolgt monatlich im Nachhinein, jeweils bis zum 5. Werktag des Folgemonats, sofern in der Auftragsbestätigung nicht abweichend geregelt.
Ahora Assistants KLG ist nicht mehrwertsteuerpflichtig. Sämtliche Preise verstehen sich deshalb ohne Mehrwertsteuer. Sollte künftig eine Mehrwertsteuerpflicht eintreten, werden gesetzliche Mehrwertsteuern zusätzlich verrechnet.
Das Zahlungsziel beträgt 30 Tage ab Rechnungsdatum, sofern nicht schriftlich eine andere Frist vereinbart wurde.
Bei Zahlungsverzug ist die AN berechtigt, Verzugszinsen von 5 % p. a. ab dem ersten Tag des Verzugs zu berechnen (Art. 104 OR). Darüber hinaus können administrative Mahngebühren von CHF 20.– pro Mahnung in Rechnung gestellt werden.
Die AN behält sich vor, laufende Leistungen bei Zahlungsverzug von mehr als 30 Tagen nach schriftlicher Mahnung vorübergehend einzustellen, bis der offene Betrag beglichen ist.
Preisanpassungen aufgrund veränderter Marktbedingungen, Lohnentwicklungen oder Leistungsänderungen bleiben vorbehalten und werden mindestens 30 Tage im Voraus angekündigt. Ist der AG mit der Preisanpassung nicht einverstanden, ist er berechtigt, den Vertrag auf den Zeitpunkt des Inkrafttretens der Preisanpassung schriftlich zu kündigen.

§ 4 Stundenpakete

Sofern der AG ein Stundenpaket (Retainer oder Kontingent) gebucht hat, gelten ergänzend die Bestimmungen dieses Abschnitts.
Verfall nicht genutzter Stunden («Use it or lose it»): Nicht in Anspruch genommene Stunden aus einem Monatspaket verfallen am letzten Kalendertag des gebuchten Monats. Eine Übertragung von Reststunden in den Folgemonat ist ausgeschlossen, sofern nicht ausdrücklich schriftlich anders vereinbart.
Mehrarbeit bei Paketüberschreitung: Werden die im Paket enthaltenen Stunden im laufenden Monat überschritten, werden zusätzliche Stunden automatisch zum vereinbarten Basis-Stundensatz abgerechnet. Eine gesonderte Mitteilung oder ein neues Angebot ist nicht erforderlich. Die AN informiert den AG nach Möglichkeit zeitnah über eine absehbare Überschreitung.
Die Abrechnung von Stundenpaketen erfolgt vorab (im Voraus) oder gemäss der in der Auftragsbestätigung getroffenen Vereinbarung.

§ 5 Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

Der AG verpflichtet sich, der AN alle für die Leistungserbringung notwendigen Informationen, Unterlagen, Zugangsdaten und Freigaben rechtzeitig und vollständig zur Verfügung zu stellen.
Kommt der AG seinen Mitwirkungspflichten nicht oder nicht rechtzeitig nach, ist die AN von etwaigen vereinbarten Lieferfristen oder Bearbeitungszeiten in entsprechendem Umfang befreit. Daraus entstehende Mehraufwände können dem AG separat in Rechnung gestellt werden.
Der AG trägt die Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der bereitgestellten Informationen. Die AN haftet nicht für Mängel, die auf fehlerhaften oder unvollständigen Angaben des AG beruhen.
Zugangsdaten (z. B. Passwörter, API-Keys) werden von der AN vertraulich behandelt und ausschliesslich für die vertraglich vereinbarte Aufgabe verwendet. Sie werden nach Vertragsende oder auf Verlangen des AG umgehend gelöscht oder zurückgegeben.
Der AG ist für die regelmässige Sicherung (Backups) seiner Daten, Dateien und Systeme verantwortlich. Die AN übernimmt keine Haftung für Datenverluste, sofern diese nicht vorsätzlich oder grobfahrlässig verursacht wurden.

§ 6 Freigabeprozess im Marketing

Texte, Grafiken, Werbeanzeigen, Social-Media-Inhalte und sonstige Marketingmaterialien werden dem AG vor Veröffentlichung zur Prüfung und Freigabe vorgelegt, sofern nicht ausdrücklich anderes vereinbart wurde.
Der AG ist verpflichtet, die vorgelegten Materialien sorgfältig auf Richtigkeit, Rechtmässigkeit und Übereinstimmung mit seinen Anforderungen zu prüfen. Mit der schriftlichen oder elektronischen Freigabe (inkl. E-Mail, Chat-Nachricht) übernimmt der AG die alleinige Verantwortung für den freigegebenen Inhalt.
Die AN übernimmt keine Haftung für Schäden aus der Veröffentlichung freigegebener Materialien, insbesondere für inhaltliche Fehler, rechtliche Verstösse oder ausgebliebene Werbewirkung.
Verlangt der AG nach erfolgter Freigabe Korrekturen an bereits veröffentlichten Inhalten, wird der Nachbearbeitungsaufwand separat in Rechnung gestellt.
Sofern der AG eine Freigabeanfrage nicht innerhalb von 5 Werktagen beantwortet und die AN ihn auf diese Folge hingewiesen hat, gilt der Inhalt als genehmigt.

§ 7 Urheber- und Nutzungsrechte

Alle im Rahmen des Auftragsverhältnisses von der AN erstellten Werke (Texte, Grafiken, Konzepte, Layouts, Kampagnenideen) sind nach Massgabe des Schweizer Urheberrechtsgesetzes (URG) geschützt. Das Urheberrecht verbleibt bei der AN.
Mit vollständiger Bezahlung des vereinbarten Honorars räumt die AN dem AG das einfache (nicht-exklusive) Nutzungsrecht an den erstellten Werken für die vertraglich vereinbarten Zwecke ein. Eine weitergehende Nutzung oder Weitergabe an Dritte bedarf der schriftlichen Zustimmung der AN.

Hinweis: Das Urheberrecht verbleibt bei der AN. Der AG erhält erst mit vollständiger Zahlung das Nutzungsrecht, dies verschafft der AN im Streitfall eine stärkere Rechtsposition. Soll dem AG eine exklusive oder vollständige Rechteübertragung eingeräumt werden, ist dies in der Auftragsbestätigung ausdrücklich zu vereinbaren und entsprechend zu honorieren.

Bei ausstehenden Zahlungen ruht das eingeräumte Nutzungsrecht bis zur vollständigen Begleichung der offenen Forderung.
Die AN ist berechtigt, erstellte Arbeiten zu Portfoliozwecken zu verwenden, sofern der AG dem nicht schriftlich widerspricht.
Für mittels KI erstellte Inhalte gelten dieselben Nutzungsrechte.

§ 8 Drittkosten & Werbebudgets

Werbebudgets für Kampagnen auf Plattformen Dritter (z. B. Google Ads, Meta Ads, LinkedIn) sowie damit verbundene Gebühren und Steuern sind nicht im Honorar der AN enthalten. Sie werden vom AG direkt an den jeweiligen Anbieter bezahlt oder der AN vor Kampagnenstart in vereinbarter Höhe vorausbezahlt.
Software-Lizenzen, Tool-Abonnements, Stock-Bilder, durch KI generierte Bilder, Schriftlizenzen und sonstige Drittkosten, die für die Leistungserbringung erforderlich sind, gehen zu Lasten des AG, sofern nicht schriftlich anders vereinbart. Die AN legt solche Kosten nach Absprache vor oder stellt sie mit Nachweis in Rechnung.
Die AN ist berechtigt, für die Verwaltung von Werbebudgets eine Managementgebühr zu erheben, die in der Auftragsbestätigung ausgewiesen wird.
Die AN haftet nicht für die Performance von bezahlten Werbekampagnen oder für Ergebnisse aus dem Einsatz von Drittplattformen.

§ 9 Verfügbarkeit & Leistungszeit

Die AN ist an Werktagen (Montag bis Freitag, ausgenommen offizielle Feiertage am Standort der AN) in der Regel innerhalb von 24 Stunden per E-Mail oder vereinbartem Kommunikationskanal erreichbar.
Eine Verfügbarkeit ausserhalb dieser Zeiten, an Wochenenden oder Feiertagen ist nicht garantiert und bedarf einer vorherigen ausdrücklichen Vereinbarung. Derartige Einsätze können zu einem Zuschlag abgerechnet werden.
Liefertermine und Bearbeitungsfristen gelten nur dann als verbindlich, wenn sie von der AN schriftlich bestätigt wurden. Verbindliche Fristen setzen stets die rechtzeitige Mitwirkung des AG voraus (vgl. § 5). Kann die AN ihre Leistungen aufgrund von Ereignissen höherer Gewalt (insbesondere Naturereignisse, Strom- oder Internetausfälle, behördliche Anordnungen, Pandemien, Cyberangriffe oder andere unvorhersehbare und ausserhalb des Einflussbereichs der AN liegende Ereignisse) nicht oder nicht rechtzeitig erbringen, verlängern sich vereinbarte Fristen angemessen. Schadenersatzansprüche des AG sind in solchen Fällen ausgeschlossen.

§ 10 Kündigung & Stornierung

Dauerschuldverhältnisse (z. B. monatliche Pakete) können von beiden Parteien gemäss Art. 404 Abs. 1 OR jederzeit per Monatsende schriftlich gekündigt werden. E-Mail genügt der Schriftform.
Einzelaufträge können bis 72 Stunden vor dem vereinbarten Leistungsbeginn kostenlos storniert werden. Bei Stornierung innerhalb von 72 bis 24 Stunden vor Leistungsbeginn kann eine Ausfallgebühr von 25 % des vereinbarten Honorars berechnet werden. Bei Stornierung innerhalb von 24 Stunden oder Nichterscheinen kann eine Ausfallgebühr von bis zu 50 % des vereinbarten Honorars fällig werden.
Die AN ist berechtigt, einen Auftrag aus wichtigem Grund fristlos zu kündigen, insbesondere bei wiederholtem Zahlungsverzug oder wesentlicher Verletzung der Mitwirkungspflichten.
Im Falle einer Kündigung werden bereits erbrachte Leistungen anteilig abgerechnet. Bereits bezahlte, nicht genutzte Stunden aus Stundenpaketen werden bei kundenseitiger Kündigung nicht rückerstattet.

§ 11 Geheimhaltung & Datenschutz

Die AN verpflichtet sich, alle ihr im Rahmen des Auftragsverhältnisses zugänglich gemachten vertraulichen Informationen, Geschäftsgeheimnisse und internen Unterlagen des AG streng vertraulich zu behandeln. Diese Verpflichtung gilt zeitlich unbegrenzt, auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses.
Die AN verarbeitet personenbezogene Daten ausschliesslich zum Zweck der Vertragserfüllung und im Einklang mit dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG, in Kraft seit 1. September 2023).
Soweit die AN im Auftrag des AG personenbezogene Daten Dritter verarbeitet, handelt sie als Auftragsverarbeiterin im Sinne des DSG. Die Einzelheiten werden bei Bedarf in einem separaten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geregelt.
Die AN ergreift angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz der anvertrauten Daten. Bei einer relevanten Datenpanne informiert die AN den AG unverzüglich, spätestens innert 72 Stunden.
Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden alle vertraulichen Unterlagen und Daten des AG auf dessen Verlangen zurückgegeben oder nachweislich gelöscht. Zugangsdaten werden umgehend gelöscht.

§ 12 Haftung

Die AN haftet für Schäden, die dem AG durch fehlerhafte Leistung entstehen, ausschliesslich bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ist im gesetzlich zulässigen Rahmen ausgeschlossen (Art. 100 Abs. 1 OR).
Für indirekte Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn, Datenverluste oder Reputationsschäden wird keine Haftung übernommen.
Die Gesamthaftung der AN ist in jedem Fall auf die Höhe des im betreffenden Auftrag vereinbarten Honorars begrenzt.
Die Haftungsbeschränkung gilt nicht bei arglistig verschwiegenen Mängeln, bei Körper- und Personenschäden sowie in anderen Fällen, in denen ein Haftungsausschluss gesetzlich unzulässig ist.

§ 13 Schlussbestimmungen

Anwendbares Recht: Für alle Rechtsbeziehungen gilt ausschliesslich Schweizer Recht unter Ausschluss der Kollisionsnormen des internationalen Privatrechts.
Gerichtsstand: Ausschliesslicher Gerichtsstand ist der Sitz der AN, sofern zwingende gesetzliche Vorschriften nichts anderes bestimmen. Die AN ist berechtigt, den AG wahlweise auch an dessen Sitz zu betreiben.
Schriftform & Kommunikation: Änderungen dieser AGB sowie aller darauf gestützten Verträge bedürfen der Schriftform. Die elektronische Kommunikation per E-Mail gilt als Schriftform im Sinne dieser AGB.
AGB-Änderungen: Die AN behält sich vor, diese AGB mit einer Vorankündigungsfrist von 30 Tagen anzupassen. Die Änderungen gelten als genehmigt, wenn der AG ihnen nicht schriftlich widerspricht.
Salvatorische Klausel: Sollte eine Bestimmung dieser AGB ganz oder teilweise nichtig oder undurchführbar sein, so berührt dies die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Die Parteien verpflichten sich, die nichtige Bestimmung durch eine wirtschaftlich gleichwertige, wirksame Regelung zu ersetzen.

Stand: August 2026